Die heutige Arbeitswelt ist von einem hohen Tempo und ständigen Veränderungen geprägt. Ein Faktor, der dabei oft unterschätzt wird, sind Arbeitsunterbrechungen. Sie können zu Stress, verminderter Produktivität und sogar gesundheitlichen Problemen führen. Viele Arbeitnehmer jonglieren tagtäglich mit einer Vielzahl von Aufgaben, wobei Multitasking zum vermeintlichen Allheilmittel geworden ist. Doch ist das wirklich der richtige Weg, um den Anforderungen gerecht zu werden?

Dieser Artikel beleuchtet die Auswirkungen von Arbeitsunterbrechungen und zeigt Strategien auf, wie man mit ihnen umgehen und ihnen entgegenwirken kann. Dabei geht es nicht nur um die Optimierung der Arbeitsweise, sondern auch um das persönliche Wohlbefinden.

Die Realität von Arbeitsunterbrechungen

Eine Studie der University of California hat ergeben, dass sich Arbeitnehmer im Durchschnitt nur drei Minuten am Stück auf eine Aufgabe konzentrieren können, bevor sie durch Telefon, E-Mails oder Kollegen unterbrochen werden. Diese ständigen Unterbrechungen zerstückeln den Arbeitstag und erschweren es, in einen produktiven Arbeitsfluss zu kommen.

Multitasking wird oft als Lösung für die hohe Arbeitsbelastung angesehen.

• E-Mails beantworten
• Telefonate führen
• Anfragen von Kollegen bearbeiten
• An Projekten arbeiten
• Meetings besuchen
• Berichte erstellen
• Präsentationen vorbereiten
• Reisen planen
• Kunden betreuen
• Daten analysieren

In Wahrheit ist der Mensch jedoch nicht dafür ausgelegt, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Multitasking: Eine Illusion von Effizienz

Viele Menschen glauben, dass sie durch Multitasking Zeit sparen und effizienter arbeiten können. Doch die Forschung zeigt, dass das Gegenteil der Fall ist. Wenn wir versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, schaltet unser Gehirn ständig zwischen den Aufgaben hin und her. Dieser ständige Wechsel kostet Zeit und Energie, was letztendlich zu einer geringeren Gesamtleistung führt. Die gefühlte Zeitersparnis ist also eine Illusion. Die Wissenschaftler der Universität in Michigan haben herausgefunden, dass die Leistungseinbußen durch Multitasking zwischen 20 % und 40 % liegen können. Hinzu kommt, dass Multitasking das Unfallrisiko erhöht, da die Informationsfülle schnell zur Überforderung führt und der Überblick verloren geht. Gerade im Strassenverkehr kann Multitasking schnell zu grossen Problemen führen.

• Geringere Konzentration
• Erhöhte Fehlerquote
• Längere Bearbeitungszeiten
• Erhöhtes Stresslevel

Es ist daher ratsam, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und diese erst abzuschließen, bevor man sich der nächsten widmet.

Die Stressspirale: Arbeitsunterbrechungen als Auslöser

Arbeitsunterbrechungen können nicht nur die Produktivität beeinträchtigen, sondern auch erheblichen Stress verursachen. Wenn wir ständig aus unserer Konzentration gerissen werden, fällt es uns schwer, zur ursprünglichen Aufgabe zurückzufinden. Wichtige Informationen gehen verloren, kreative Ideen verblassen, und ein Teil der Arbeit muss wiederholt werden. Diese ständigen Neuanfänge führen zu Frustration, Angst und dem Gefühl, keine der angefangenen Projekte fertigstellen zu können. Wer ständig neu anfangen muss, entwickelt außerdem negative Emotionen. Es ist wichtig, die eigenen Stressoren zu erkennen und Strategien zu entwickeln, um mit ihnen umzugehen.

Strategien zur Minimierung von Arbeitsunterbrechungen

Es gibt verschiedene Ansätze, um Arbeitsunterbrechungen zu reduzieren und den Arbeitsalltag stressfreier zu gestalten. Wenn eine sofortige Bearbeitung der neuen Aufgabe nicht unbedingt nötig ist, sollte die aktuelle Aufgabe beendet oder zumindest an einen guten Punkt gebracht werden, bevor man sich der neuen Aufgabe zuwendet. Handelt es sich um einen Notfall, auf den man direkt reagieren muss, sollte man wenigstens noch einen Notizzettel anlegen, um die wichtigsten Gedankengänge festzuhalten. Bei Überlastung können außerdem die Kollegen um Unterstützung gebeten werden. Zusätzlich sollte an einer langfristigen Lösung des Problems gearbeitet werden. Das bedeutet z.B., dass man für ausreichend Pausen und Entspannungsmöglichkeiten an Arbeitsplatz sorgt, aber auch Umgangsregelungen mit den Kollegen bespricht (zwischen 10-12 Uhr nur in Notfällen stören). Sinnvoll ist es auch, die Begleitumstände zu analysieren. Kommen Arbeitsunterbrechungen z.B. gehäuft durch einen spezifischen Kollegen zustande, könnte mit diesem über das Problem geredet werden. Kommt es hingegen oftmals am Vormittag zu Störungen, sollte man die wichtigsten Projekte lieber auf den Nachmittag legen etc. Wer es sich leisten kann, der richtet eine stille Stunde ein, in der alle elektronischen Geräte ausgeschaltet werden und Kollegen Besuchsverbot haben oder schafft so wie Albert Einstein das Telefon zu Hause / am Arbeitsplatz gleich ganz ab. Enorm hilfreich ist es außerdem, dass E-Mail-Programm so einstellen, dass die Nachrichten entweder manuell oder nur in bestimmten Zeitintervallen abgerufen werden.

Die Rolle von Pausen und Entspannung

Regelmäßige Pausen sind essenziell, um die Konzentration aufrechtzuerhalten und Stress abzubauen. Nutzen Sie die Pausen, um sich zu bewegen, frische Luft zu schnappen oder einfach nur zu entspannen. Auch kurze Meditationsübungen oder Atemübungen können helfen, den Geist zu beruhigen und neue Energie zu tanken. Wer sich mit seiner inneren Einstellung beschäftigt, kann Stressoren besser begegnen.

Kommunikation und Vereinbarungen

Offene Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten ist entscheidend, um Arbeitsunterbrechungen zu minimieren. Sprechen Sie über Ihre Bedürfnisse und legen Sie gemeinsam Regeln fest, wie Sie ungestört arbeiten können. Vereinbaren Sie beispielsweise feste Zeiten, in denen Sie für Anfragen nicht zur Verfügung stehen, oder nutzen Sie Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Chat, um dringende Anliegen zu klären, ohne Ihre Arbeit zu unterbrechen. Wer seine Bedürfnisse klar kommuniziert, kann unnötige Störungen vermeiden. Auch die Gelassenheit im Alltag kann helfen, mit Unterbrechungen besser umzugehen.

Die langfristigen Auswirkungen von Stress

Chronischer Stress kann schwerwiegende gesundheitliche Folgen haben. Er kann zu Magen-Darm-Problemen, Bluthochdruck, Übergewicht, Herz-Kreislauf-Erkrankungen, Depressionen und Burnout führen. Es ist daher wichtig, Stressoren frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um Stress abzubauen und die eigene Gesundheit zu schützen.

Achten Sie auf Ihre Work-Life-Balance und nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für Aktivitäten, die Ihnen Freude bereiten und Ihnen helfen, sich zu entspannen.

Fazit: Selbstfürsorge und Arbeitsorganisation

Arbeitsunterbrechungen sind ein weitverbreitetes Problem in der modernen Arbeitswelt, das zu Stress und Produktivitätsverlust führen kann. Durch eine bewusste Auseinandersetzung mit den eigenen Arbeitsgewohnheiten, eine offene Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten sowie eine gezielte Stressbewältigung lassen sich Arbeitsunterbrechungen reduzieren und der Arbeitsalltag stressfreier gestalten.

Ein gesunder Umgang mit Stress und die Förderung des persönlichen Wohlbefindens sind entscheidend, um langfristig erfolgreich und zufrieden im Berufsleben zu sein. Wer auf seine Gesundheit achtet und seine Arbeitsweise optimiert, kann die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt meistern und ein erfülltes Berufsleben führen. Die Grundbedürfnisse des Menschen sollten dabei nicht vernachlässigt werden.

Es lohnt sich, in die eigene Gesundheit und Arbeitsorganisation zu investieren.